Assistante administrative indépendante ou salariée : quelle solution pour votre entreprise ?

Lorsque l’activité se développe, le temps consacré à l’administratif peut rapidement devenir difficile à concilier avec les priorités du dirigeant.

Pour une TPE, une PME, un artisan ou un indépendant, deux solutions peuvent alors être envisagées : recruter une personne au sein de l’entreprise ou faire appel à une assistante administrative indépendante.

Les deux solutions permettent de déléguer une partie de la gestion administrative, mais elles ne répondent pas nécessairement aux mêmes besoins. Le volume de travail, la régularité des missions, le niveau d’engagement souhaité et l’organisation de l’entreprise sont autant d’éléments à prendre en compte.

Alors, comment faire la différence entre ces deux solutions et surtout, laquelle peut correspondre à votre situation ?

L'embauche d'une salariée : un engagement dans la durée

Recruter une assistante administrative signifie intégrer une nouvelle personne à l'entreprise.

Cette solution peut être pertinente lorsque le besoin est régulier et suffisamment important pour justifier un poste. La salariée fait alors partie de l'équipe et s'inscrit dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Mais une embauche implique également un engagement durable. L'entreprise doit prévoir un poste, organiser l'arrivée de la personne et l'intégrer à son fonctionnement au quotidien. C'est un choix qui demande donc d'anticiper les besoins de l'entreprise sur la durée.

Pour une entreprise qui dispose d'un besoin administratif conséquent et stable, cette organisation peut être cohérente.

Faire appel à une assistante administrative indépendante : répondre à un besoin précis

Faire appel à une personne indépendante spécialisée en assistance administrative permet de répondre à un besoin sans créer de poste salarié.

L'entreprise fait appel à une professionnelle ou à un professionnel extérieur et définit avec cette personne les missions à réaliser, le volume d'intervention et les modalités de collaboration.

Cela peut correspondre à une entreprise qui n'a pas suffisamment de travail administratif pour créer un poste, mais qui souhaite malgré tout être accompagnée.

L'intervention peut également répondre à une période particulière : une surcharge temporaire, un retard administratif à rattraper, une mission spécifique ou encore un besoin qui évolue au fil de l'activité.

L'entreprise ne recrute donc pas une personne supplémentaire dans son équipe. Elle achète une prestation de services correspondant à un besoin identifié.

Une meilleure visibilité sur le budget

Dans le cas d'une personne indépendante, l'entreprise règle les prestations prévues au devis. Il n'y a pas de contrat de travail ni de charges salariales à gérer.

Le budget est défini à l'avance selon les missions et les modalités convenues, ce qui permet au dirigeant d'avoir une meilleure visibilité sur le coût de son accompagnement.

À l'inverse, le coût d'un salarié ou d'une salariée ne se limite pas au salaire versé. L'entreprise doit également prendre en compte les cotisations patronales, les congés payés, les éventuelles absences, le matériel et les différentes obligations liées à l'emploi.

Les deux modes de fonctionnement répondent donc à des logiques différentes.

Une question de volume... mais pas seulement

Avant de choisir entre les deux solutions, une première question peut être posée :

Combien d'heures d'assistance sont réellement nécessaires ?

Quelques heures par mois, un besoin de quelques jours ponctuellement ou un volume important chaque semaine ne conduisent pas forcément au même choix.

Mais le volume n'est pas le seul élément à prendre en compte.

Il faut également se demander :

• Le besoin est-il permanent ou temporaire ?

• L'entreprise a-t-elle besoin d'une présence au quotidien ?

• Les missions sont-elles toujours les mêmes ou évoluent-elles régulièrement ?

• Le volume de travail est-il stable tout au long de l'année ?

• L'entreprise souhaite-t-elle intégrer une personne à son équipe ?

• Ou recherche-t-elle plutôt une intervention extérieure sur certaines missions ?

  
  

Ces questions permettent de mieux définir le fonctionnement qui correspond à la situation de l'entreprise.

Salarié et indépendant peuvent aussi être complémentaires

Il n'est pas toujours nécessaire de choisir exclusivement l'une ou l'autre solution.

Une entreprise peut avoir un salarié ou une salariée en charge de son administration quotidienne et faire ponctuellement appel à une personne indépendante lorsqu'une charge de travail supplémentaire se présente.

La personne indépendante peut alors intervenir comme un renfort, sans modifier l'organisation existante.

Cette solution peut par exemple être envisagée lorsqu'un surcroît d'activité est temporaire ou lorsqu'une mission particulière demande du temps supplémentaire.

Alors, quelle solution pour votre entreprise ?

Il n'existe pas de réponse universelle.

Une embauche peut être adaptée lorsqu'une entreprise dispose d'un besoin régulier, important et durable, et souhaite intégrer une nouvelle personne à son équipe.

Faire appel à une personne indépendante peut davantage correspondre à un besoin ponctuel, variable ou ciblé, lorsque l'entreprise souhaite bénéficier d'un accompagnement sans créer de poste salarié.

Dans certains cas, les deux organisations peuvent même fonctionner ensemble.

Le plus important est donc de partir du besoin réel de l'entreprise plutôt que de comparer uniquement deux tarifs horaires.

Avant de prendre une décision, prenez le temps d'évaluer le volume de travail, sa régularité, son évolution prévisible et le niveau d'engagement que vous souhaitez pour votre entreprise.

C'est à partir de ces éléments que vous pourrez déterminer l'organisation la plus adaptée à votre situation.

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