Une assistante administrative ne génère pas de chiffre d’affaires, mais contribue à la rentabilité

Vous êtes artisan du bâtiment. Votre journée est déjà bien remplie : c hantiers, clients, fournisseurs, devis, imprévus… et au milieu de tout cela, il faut aussi trouver du temps pour l’administratif.

Dans un précédent article, je vous invitais justement à vous poser une question :

Combien de temps perdez-vous chaque semaine dans l'administratif ?

Mais une autre question mérite d’être posée :

Que représente réellement ce temps pour votre entreprise ?

Car si l’administratif ne génère pas directement de chiffre d’affaires, cela ne signifie pas qu’il ne crée aucune valeur.

L’administratif ne génère pas directement de chiffre d’affaires

Soyons réalistes.

Une assistante administrative ne réalise pas vos chantiers.

Elle ne pose pas de fenêtres, ne construit pas de murs et ne réalise pas vos installations.

Son travail ne se transforme donc pas directement en chiffre d’affaires.

Mais cela ne signifie pas pour autant qu’il n’a aucune incidence sur le fonctionnement de l’entreprise.

L’enjeu est plutôt de permettre à chacun de consacrer son temps aux tâches qui correspondent réellement à son rôle.

Pour un artisan ou un dirigeant de petite entreprise du bâtiment, certaines tâches nécessitent son expertise, sa présence ou sa relation directe avec les clients.

D’autres, indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise, peuvent être prises en charge autrement.

C’est notamment là que la délégation administrative peut trouver son intérêt.

Le temps du dirigeant a une valeur

Être chef d’entreprise, ce n’est pas seulement réaliser son métier.

C’est aussi gérer les clients, les fournisseurs, les chantiers, les décisions, les imprévus… et tout ce qui permet à l’entreprise de fonctionner au quotidien.

Le temps consacré à l’administratif n’est donc pas du temps « inutile ».

Mais toute tâche qui peut être réalisée par quelqu’un d’autre est aussi une tâche qui ne nécessite pas forcément l’intervention du dirigeant.

La question n’est alors plus seulement :

« Combien de temps est-ce que cela me prend ? »

Mais aussi :

« Est-ce que c’est réellement à moi de le faire ? »

Cette réflexion peut permettre de mieux répartir les tâches et de consacrer le temps du dirigeant là où sa présence apporte le plus de valeur à l’entreprise.

Faire gagner du temps, c’est aussi préserver les ressources de l’entreprise

Déléguer certaines tâches administratives ne signifie pas simplement « se débarrasser de la paperasse ».

Cela peut permettre au dirigeant de consacrer davantage de temps à ses chantiers, à ses clients, à ses futurs projets ou au développement de son activité.

Mais le gain ne se situe pas uniquement dans le temps récupéré.

Une organisation administrative efficace peut également contribuer à éviter certaines pertes.

Une facture oubliée, une relance non effectuée, une échéance passée inaperçue ou un document difficile à retrouver peuvent compliquer le fonctionnement de l’entreprise et, dans certaines situations, avoir des conséquences financières.

L'objectif n'est donc pas de considérer l'administratif comme une dépense inutile.

Il s'agit plutôt de faire en sorte que le temps et les ressources de l'entreprise soient utilisés au mieux.

Une assistante administrative peut aussi être force de proposition

Le rôle d'une assistante administrative indépendante ne se limite pas nécessairement à exécuter les tâches qui lui sont confiées.

Elle peut aussi prendre du recul sur l'organisation existante, repérer certaines difficultés et proposer des améliorations.

Cela peut concerner la manière de suivre les dossiers, de centraliser les informations, de structurer les documents ou encore de faciliter certaines tâches récurrentes.

L'objectif n'est pas de bouleverser votre organisation, mais de rechercher avec vous ce qui peut être simplifié ou amélioré.

C'est aussi cette capacité à observer et à être force de proposition qui peut apporter une véritable valeur ajoutée à l'accompagnement administratif.

Et si la vraie question n'était pas seulement « combien ça coûte ? »

Lorsqu'un artisan envisage de faire appel à une assistante administrative indépendante, la première question qui vient souvent à l'esprit est :

« Combien cela va me coûter ? »

C'est une question légitime.

Mais il peut être intéressant de regarder le problème sous un autre angle :

« Quel est le coût pour mon entreprise lorsque je consacre mon temps à des tâches que quelqu'un d'autre pourrait prendre en charge ? »

Il ne s'agit pas nécessairement de faire un calcul précis.

Chaque entreprise est différente et les besoins varient selon l'activité, l'organisation et la période.

Il s'agit plutôt de s'interroger sur l'utilisation de son temps :

• Quelles tâches nécessitent réellement mon intervention ?

• Lesquelles pourraient être confiées à quelqu'un d'autre ?

• Et que pourrais-je faire de ce temps si je n'avais plus à les gérer moi-même ?

Et si ce temps pouvait être consacré à ce qui fait réellement avancer l'entreprise ?

En déléguant certaines tâches administratives, le dirigeant peut consacrer davantage de temps à ses clients, ses chantiers, ses devis et ses nouveaux projets.

Il peut ainsi rechercher de nouvelles affaires, mieux suivre les chantiers en cours ou répondre à davantage de demandes de devis. Le temps gagné sur l'administratif peut alors être réinvesti dans l'activité et contribuer à son développement.

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